ASISTENTE DIRECCIÓN

En FEMSA generamos valor económico y social y buscamos ser el mejor empleador y vecino.
A través de nuestras Divisiones de Proximidad, Salud y Digital y Unidades de Negocio Coca-Cola FEMSA y FEMSA Negocios Estratégicos, empleamos a más de 354 mil personas en los países donde tenemos presencia..
Nombre de puesto.
ASISTENTE DIRECCIÓN   Misión del puesto.
Proporcionar apoyo Administrativo, Operativo y Personal de alto nivel al Jefe Directo, asegurar que los pendientes se cumplan en tiempo y forma equilibrando las tareas, administrar a tiempo el lugar de trabajo, toma de decisiones inteligentes, identificar las prioridades,  escuchar las necesidades de Jefe Directo y Equipo Gerencial, anticiparse a reconocer problemas y solucionarlo de forma inmediata si es necesario apoyarse con una área indicada para la solución del mismo, trabajar en equipo para lograr metas en común, proyectar una imagen positiva de la empresa, mantener la confidencialidad de la información.
Principales responsabilidades.
Control de Agenda.
Gestionando la Agenda del Director ejecutando un buen seguimiento y balanceo de agenda entre rituales de compañía, juntas internas, reuniones de comités y eventos fuera de la oficina, buscando la optimización de tiempos, evitando la saturación de citas.
Seguimiento a Pendientes Cotidianos.
Revisión y Realización de Pendientes Administrativos, Operativos y Personales a mi Director, buscando se cumplan en tiempo y forma los requerimientos, tales como citas, reservaciones, compromisos, pagos personales, etc.
Atención y Seguimiento a Correos.
Respondiendo y reenviando correos de manera constante según la necesidad de este, con la finalidad de gestionar los correos de internos y externos y atenderlos oportunamente.
Realización Calendario Anual OXXO.
Crear el Calendario Anual, en relación a los rituales requeridos FEMSA y los Rituales que ya se llevan con la Gerencia o Dirección esto pueden ser, semanales, mensuales, trimestrales, Reservar puntos de reunión  para llevar acabo las juntas o eventos, Gestionando en la Agenda junto con el Calendario Laboral y Personal, una vez hecho todo lo anterior hacer la Difusión del mismo a todo el equipo División Proximidad, para mantenerlos informados sobre los eventos relevantes y ellos a su vez definan si Agenda Laboral.
Aprobación Documentos  tales como Contratos, Gastos de Viaje, Cursos, Reembolsos, buscando siempre se cumpla con las especificaciones o requerimientos necesarios para llevarlos a firma, teniendo un contexto de lo que presento a mi director.
Apoyo Área Gerencial División Proximidad.
Proporcionar apoyo directo a cualquier solicitud realizada.
Coordinación de Eventos Relevantes.
Brindar apoyo Logístico en la organización y ejecución del evento si es necesario distribuir actividades y responsabilidades, así mismo confirmando la reservación de salas o sedes buscando el beneficio común del área y cumplir con el objetivo principal del evento, por mencionar algunos.
RATI, Día Comunicación, Administración pases NRF, Coordinación viaje Japón, Asistencia a Symposiums, Posada Anual, Posada Parejas, Poesis, Planeaciones Estratégicas.
Planeación y Coordinación de Viajes.
buscando las mejores opciones de horarios y precios para el usuario y siempre cuidando presupuesto de la empresa.
Realizar Comprobación Gastos de Viaje.
gestionando la realización de los gastos realizados en el viaje, buscando siempre sean apegados a políticas de la empresa, hacerlo en tiempo y forma.
Coordinación visita a Plazas.
Buscar opciones de plazas en su mayoría que no hayan sido muy visitadas, donde  se busca que realice diez visitas al año y así cumplir con el objetivo marcado por la Dirección General.
Atención a Proveedores.
Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y clientes u organizaciones, buscando tender oportunamente a las personas que acuden a una cita con mi Director.
Detección y Mejoras en las Condiciones Estéticas del Edificio.
Donde el objetivo es reducir riesgos y asegurar áreas verdes, ofreciendo recomendaciones o soluciones, se realiza una vez al mes.
Creación y/o Seguimiento a Reportes  Semanales y/o Mensuales.
Recabando información de las herramientas de la empresa con el objetivo de generar los reportes por mencionar unos TOPS, Adopta, y Varios, Bitácora Asistencia Estadio Rayados.
Bitácora Asistencia Eventos.
Se lleva de manera diaria con el apoyo del Equipo Gerencial y Directivo, buscando siempre equidad en los asistentes a Eventos.
Seguimiento y Asistencia a Rituales Cultura FEMCO, tales como nuestras Dinámicas de Cultura, donde se busca veamos la dinámica vista por nuestro equipo en su TOPS y así podamos estar en la misma sintonía, así como la asistencia al día de Comunicación.
Buscar y Proponer Innovación  al Puesto o el Área.
Con el objetivo de estar siempre innovadas y contar con herramientas necesarios para llevar a cabo nuestras funciones y así poder dar un buen servicio a nuestros clientes.
Requisitos.
Carrera profesional.
Licenciatura / Ingeniería (título).
Habilidades/competencias.
Organización, orientación al cliente, relaciones efectivas.
Idiomas.
Inglés Avanzado Modalidad.
Presencial, Lunes a Viernes Disponibilidad de viajar.
No              Ubicación.
Oficina de Servicios MTY, NL.
En FEMSA y todos nuestros negocios, los procesos de reclutamiento y selección son gratuitos y operan con principios de respeto por el individuo, la sociedad y el medio ambiente sin hacer distinción alguna por religión, género, edad, nivel socioeconómico, origen étnico, discapacidad u otros.