ASISTENTE DE PRESIDENCIA

Descripción del puesto Recepción y envío de documentos requeridos por la Presidencia y Vicepresidencia para firma de contratos, adendas y otros.
Colaborar con el análisis y elaboración de informes que se presentaran acorde a las reuniones respectivas.
Cumplir con las tareas administrativas asociadas a calendarios electrónicos, documentos relevantes, aplicaciones para oficinas y el diligenciamiento de formularios digitales requeridos.
Actuar como punto de contacto entre los ejecutivos, corredores, los empleados, los clientes y otros socios externos.
Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta, dando prioridad a la confidencialidad de los temas tratados.
Gestionar todo lo relacionado a la mensajería recibida que sea de interés para el área de Presidencia y Vicepresidencia, considerando escaneo de dicha documentación en caso de ser necesario y su respectiva distribución a quien corresponda manteniendo informados y actualizados de manera oportuna a los interesando, realizando el respectivo seguimiento de la misma.
Dar seguimiento a procesos internos y externos a ejecutivos u otro colaborador que haya sido solicitado por el área de Presidencia y Vicepresidencia.
Colaborar con trámites administrativos varios; organización de eventos solicitados por el área de Presidencia y Vicepresidencia, así como también a sus distintas áreas transversales.
Hacer un seguimiento de los gastos semanales de la bolsa de gastos de presidencia, manejando caja menuda, registrando y realizando el debido informe de gastos, con el detalle de la radicación de facturas para su control, analizando y dando seguimiento al gasto VS el presupuesto.
Coordinar, gestiona y ejecuta la compra de tiquetes, la agenda de viajes, reservas de hoteles y restaurantes entre otras actividades asociadas.
Coordinar la prestación de servicios generales requeridos para la Presidencia y Vicepresidencia (telefonía-roaming, combustible, transporte, alimentación).
Coordinar seguimientos logísticos requeridos por el presidente y vicepresidentes como.
Mantenimiento de vehículos y mantenimiento preventivo locativo de espacios de presidencia.
Coordinar y ejecutar los proyectos de donaciones u otras solicitudes compartidas por el CEO´S.
elar que se cumplan en el tiempo establecido.
Gestionar y acompañar en cualquier trámite con instituciones privadas y públicas para asuntos de la compañía.
Gestionar los calendarios de Presidencia y Vicepresidencia para reuniones con la directiva y concertar reuniones internas y externas.
Coordinar la compra de insumos de oficina para la realización de actividades de Presidencia.
Garantizar el buen uso de los espacios asignados a Presidencia para reuniones o eventos.
Coordinación de sala, verificación de audiovisual y sonido en el caso de reuniones virtuales y elementos necesarios para la atención de los invitados.
Participación en la mesa transversal para apoyar en la dinámica en los eventos como convenciones, retos regionales, fiesta de corredores y fiesta de navidad de colaboradores entre otros que puedan ser definidos.
Requisitos Nacionalidad.
Indistinto Experiencia mínima de un (1) año en Administración.
Estudios universitarios en el área de Administración de Empresas, Negocios Internacionales y Afines.
Conocimiento intermedio de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
Comunicación efectiva.
Alto nivel de redacción.
Dominio intermedio del idioma inglés.
Preferible conocimiento de comunicación, que sepa llevar actividades, protocolos.
Beneficios Beneficios.
Seguro Colectivo de salud y vida Horario.
de 8am a 5pm de lunes a viernes