Asistente de dirección

Responsabilidades 
Manejo de agenda de negocios del Director
Reservaciones de avión, hotel, comprobaciones de gastos
Presentaciones ejecutivas en Power Point y manejo de información en Excel
Actividades de oficina: manejo eficiente del teléfono, transferencia de llamadas, manejo de equipo de Oficina (PC, scanner, etc.)
Organización de conferencias.
Organización de reuniones de trabajo
Reporte de asistencia e incidencias de cada uno de los colaboradores.
Verificar y dar seguimiento con personal de sistemas (externo) los reportes de los tickets de servicio.
Coordinar los eventos de a empresa.
Elaborar la dispersión de los asimilados de las empresas para las que se da servicio.
Dispersar las cajas chicas de cada una de las empresas a las que se le da el servicio de contabilidad.
Solicitar la dispersión de la nómina de los empleados.
Realizar las solicitudes de factura para envía los clientes.
Supervisión de mantenimiento de la oficina.
Dar seguimiento a las solicitudes de papelería y verificar que no falte ningún insumo.
Concentrar y archiva todos y cada uno de los documentos de la Dirección General.
Realizar la gestión de los seguros Empresa, automóviles y GMM.
Autorización  caja chica.
Organización de la comida semanal para los empleados.
Principales logros
Mejor servicio en el área de sistemas
Mejores canales de comunicación entre los empleados y clientes.
Se agilizo el servicio para los clientes del área de asimilados.

Responsabilidades 
Concentrar todos los pagos mensuales de: mantenimientos, equipos y servicios de la empresa.
Realizar conciliaciones de los estados de cuenta de los diferentes proveedores.
Solicitar a cada proveedor la factura correspondiente al pago realizado.
Concentrar y archivar las facturas mensuales físicas y digitales de cada proveedor.
Actualizar el reporte de los pagos realizados.
Tramite de Importaciones
Trámites aduanales 
Manejo Caja chica
Reporte de asistencia 
Tramites de aduana e importación 
Principales logros
Se mejoró en un 80% la entrega con las aduanas.

Responsabilidades 
Concentrar todos los pagos mensuales de: mantenimientos, equipos y servicios de las casas de los dueños de la empresa.
Realizar conciliaciones de los estados de cuenta de los diferentes proveedores.
Elaborar conforme a las fechas de corte las solicitudes de pago al área de finanzas.
Supervisar que cada uno de estos pagos para evitar sanciones, multas o recargos.
Informar a cada uno de los proveedores el estatus de pago haciéndoles llegar el comprobante correspondiente de cada uno de sus servicios.
Solicitar a cada proveedor la factura correspondiente al pago realizado.
Concentrar y archivar las facturas mensuales físicas y digitales de cada proveedor.
Actualizar el reporte de los pagos realizados.
Realizar cotizaciones de los diferentes servicios tanto para el corporativo como para la casa de los dueños de empresa.
Realizar las compras de los regalos de fin de año.
Elaborar las reservaciones de viajes para los empleados de las fiestas fin de año.
Solicitar a RH y Jurídico las bajas de los colaboradores de confianza.
Coordinar los servicios de limpieza de los diferentes bienes raíces de la familia.
Solicitar el abastecimiento de papelería para el área de MKT para elaboración de los catálogos
Llevar el control de los suministros de papelería.
Realizar en SAP las solicitudes de servicio para los equipos de las sesiones de foto.
Realizar solicitudes de estacionamiento al Corporativo.
Distribuir la correspondencia que ingresa a la oficina, revisando origen y destino y nivel de importancia, a fin de turnarla al personal del área que corresponda.
Detectar los problemas que en cuanto a mantenimiento de las oficinas se presenten, para reportarlos al área correspondiente y darle seguimiento a su solución.
Apoyar al área de administración, con la elaboración de reembolsos para los directores y en general en las funciones de esa área.
Supervisar y controlar el funcionamiento de las impresoras, así como mantenerlas siempre alimentadas con el papel necesario.
Realizar cualquier función que se designe el área involucrada y que esté relacionada con la naturaleza de su puesto.

Principales logros 
Mejore los índices de pagos los proveedores 85%
Mejore el tiempo de respuesta para las cotizaciones solicitadas por la DG 
Mejore los canales de comunicación con los clientes, disminuyendo el índice de quejas en un 80%
Se agilizo la entrega de las instalaciones del Área de Capacitación, TAE  y del GYM del corporativo.