Asistente de direccion

Reportando al director de Finanzas:

Planeación, control y supervisión de presupuestos para Travel (apego a políticas de viaje; incluye eventos internos y externos), Telecom (revisión y supervisión del buen uso de planes y datos para móviles), Procurement (incremento de cartera de proveedores con extensión de créditos).

Encargada del envío mensual de reportes de comprobación de tarjetas corporativas al área de Finanzas en Estados Unidos. 

Responsable de la coordinación del área de Travel (negociación de convenios con hoteles para generar beneficios a la Compañía) y eventos corporativos nacionales e internacionales que implica coordinación de logística de los mismos (proceso administrativo). Incorporación de agencia de viajes a través de capacitación al personal en el uso de la plataforma. 

Control del presupuesto asignado para el área de Telecom (telefonía e internet), así como las negociaciones con diferentes telefónicas y contratación de servicios.

Coordinación y control del personal para servicios generales de la compañía.

Revisión y resguardo de la documentación legal y seguimiento para la incorporación de clientes y proveedores.

Control de adquisiciones de activos fijos para la compañía, trabajando en conjunto con el responsable en el área de finanzas de Estados Unidos, para su registro y control. (Procurement).

Responsable del cumplimiento del objetivo de la Dirección General mediante el control de agenda, coordinación de reuniones y juntas, gestión de viajes, elaboración de presentaciones.

Responsable de la coordinación de eventos corporativos a nivel directivo. (Dirección General, visitas de CEOS a Cd. de México, Coordinación de reuniones con Clientes VIP).

Manejo de agenda y coordinación de meetings para la organización y coordinación de Kick off anuales, organización de eventos: lanzamiento de líneas de productos nuevos, Demos para clientes VIP en el interior de la República. Eventos internos para los empleados.

Organización y coordinación de la logística para los cursos bimestrales de capacitación para nuevos ingresos tanto nacional como internacional con sede en México.

Responsable de la creación de presentaciones para la reunión mensual de resultados que mostraba el Director General a la Compañía mediante la recopilación de información de las diferentes áreas.

Asistiendo a 3 directores Zona Centro (5 gerentes), Zona Norte (5 gerentes), Proyectos y Recursos Naturales (4 gerentes).
Control de agenda personal y de trabajo de los directores. 

Coordinación de viajes de directores y gerentes (trámite de boletos de avión, viáticos, contratación de renta de autos y reservaciones de hotel en el interior y exterior del país). 

Apoyo al depto. de Recursos Humanos- gestión de viajes para candidatos y contratación de salones para entrevistas.  Gestión de tarjetas de negocio para empleados, entrega de kits de Bienvenida.
Coordinación eventos organizados por RH para eventos y capacitaciones internas. Organización de actividades de integración para las áreas de ventas.
Elaboración de reportes para comprobación de gastos de tarjetas corporativas de los 3 directores y la propia.
Coordinación de juntas de trabajo, fuera del área metropolitana, así como reuniones y banquetes para consolidar negocios con clientes. 
Apoyo para trámite de documentación legal para extranjeros tales como poderes notariales, fm3, pasaporte, trámite de licencias, entre otros.
Gestión y seguimiento de Trámite de Fianzas, recuperación de las mismas.
Control de archivo de Documentación Legal.
•	Responsable del llenado de formularios, así como del envío de documentación de la compañía para darnos de alta como proveedores.
•	Manejo de conmutador, apoyo en la realización de audio conferencias. 
•	Responsable de la realización del reporte semanal de los estimados para cierre de mes. 
•	Responsable de negociar con diversos proveedores para abastecer la papelería de la compañía, así como de sus sucursales.
•	Negociación de convenios y créditos con el ámbito hotelero.

Eventos Especiales 
•	Asistiendo al director de Eventos Especiales, así como a sus 3 Gerentes y 2 Coordinadores.
•	Coordinación de viajes (captura en Sabre y trámite de boletos de avión, viáticos, contratación de renta de autos y reservaciones de hotel en el interior y exterior del país). 
•	Coordinación de envíos y recepción de material relacionados con el área, Control de agenda personal y de trabajo del director. 
•	Apoyo en la entrega de boletos y regalos para los diferentes eventos. 
•	Comprobación de gastos, redacción de oficios en ingles y español, 
•	Coordinación de juntas de trabajo, Organización de reuniones y banquetes para consolidar eventos. 
•	Seguimiento de asuntos relacionados con los eventos con personas en el exterior del país,  
•	Control de archivo

Promociones 
•	Asistiendo al director de Promociones, así como proporcionando apoyo a sus 5 gerentes y a los ejecutivos de los mismos. Llevando la agenda personal y de trabajo del director y sus gerentes,
•	Coordinación de citas, reuniones y banquetes dentro de la empresa, tramite de boletos de avión, así como viáticos y hospedaje, 
•	Apoyo en la realización de conferencias dentro de la empresa. 
•	Realización de cuadros de información del área de promociones y ventas. 
•	Apoyo telefónico al personal de operaciones, para la entrega de premios a ganadores de diversos concursos.

•	Control del área de servicio, manejo de cuentas por cobrar y por pagar, 
•	Control de horas extras de los empleados y viáticos, 
•	Proceso de facturación, elaboración y control de diferentes cédulas de información, 
•	Reporte al departamento de contabilidad de ingresos mensuales para el cierre correspondiente y atención a clientes nacionales como internacionales. 
•	Manejo de personal y elaboración de cotizaciones 
•	Control de agenda gerencial. 
•	Supervisión de envío de mercancías al interior del País, 
•	Elaboración de comprobación de gastos varios.
•	Coordinación de entradas y salidas de unidades.
•	Captura de información para cierre contable.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS TURISTICAS