AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN

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Auxiliar de Administración Objetivo del puesto.
Garantizar el funcionamiento eficiente de las operaciones administrativas y logísticas de la empresa, asegurando la disponibilidad y el mantenimiento adecuado de los recursos materiales y tecnológicos, así como proporcionando soporte administrativo y logístico al equipo en diversas áreas.
Responsabilidades.
Mantener un inventario actualizado del equipo de cómputo, equipo de video y mobiliario de la oficina.
Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo y video, asegurando su óptimo funcionamiento.
Realizar seguimiento a la distribución y asignación de equipos y mobiliario dentro de la empresa, asegurando un uso eficiente de los recursos disponibles.
Colaborar en la identificación de necesidades de actualización o reemplazo de equipos y mobiliario, atención de incidencias y participar en el proceso de adquisición según sea necesario.
Administrar licencias de softwares, cuentas y permisos según los requerimientos del personal.
Organizar y archivar documentos del departamento administrativo, asegurando un sistema de archivo eficiente y fácilmente accesible.
Gestionar solicitudes de compra de equipos y materiales de acuerdo con las necesidades de la oficina.
Realizar seguimiento a proveedores y administrar el inventario de suministros de oficina, papelería y coffee break, realizando pedidos y supervisando el stock para garantizar su disponibilidad.
Asegurar el buen funcionamiento de los espacios de oficina, supervisando la limpieza y el mantenimiento regular.
Atender a invitados presenciales dentro de las instalaciones, proporcionando una experiencia acogedora y profesional.
Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia, asegurando una comunicación efectiva y oportuna.
Recepción de ganadores de dinámicas y coordinación de la entrega de premios, garantizando una experiencia positiva para los participantes.
Registrar y mantener un seguimiento detallado de todas las compras realizadas con tarjetas corporativas, incluyendo la facturación y el registro de cada transacción.
Realizar conciliaciones periódicas de la caja chica, generando informes para su revisión por parte de la Coordinación Administrativa y equipo contable.
Brindar soporte en la gestión de vuelos, reservaciones y viáticos para viajes del equipo, asegurando una logística fluida y eficaz.
Gestionar el manejo de comprobaciones de gastos y reembolsos para los gastos autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa.
Colaborar en la organización logística de eventos internos, incluyendo la preparación de materiales necesarios y la coordinación de servicios de catering si es necesario.
Requisitos.
Escolaridad.
TSU en Administración de Empresas, Contabilidad, o área relacionada preferida.
Experiencia previa en funciones administrativas, logísticas y/o de asistente administrativo.
Habilidades avanzadas en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y software de gestión.
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
Capacidad para trabajar de manera efectiva en un entorno dinámico y multitarea.
Fuertes habilidades organizativas, atención al detalle, capacidad para priorizar tareas y gestionar el tiempo de manera efectiva.
Actitud proactiva, orientada al servicio y capacidad para trabajar en equipo.
¿Cómo aplicar? Si cumples con el perfil y estás interesado(a) en formar parte de nuestro equipo, por favor postúlate por este medio.
¡Esperamos conocerte pronto y trabajar juntos para alcanzar nuestros objetivos! Nivel de educación deseada.
Media Superior Nivel de experiencia deseada.
Nivel Medio